Home › Excel-basis › Dropdown / keuzelijst

Een dropdown (keuzelijst) maken in Excel

Met een dropdown, ook wel keuzelijst of vervolgkeuzelijst, kiezen mensen een waarde in plaats van die te typen. Dat voorkomt typfouten zoals "Nord" en "noord " die later je zoekformules en draaitabellen in de war sturen. Je maakt er een met gegevensvalidatie in minder dan een minuut.

Excel CSE · 3 min leestijd

Optie 1: een snelle lijst met items

1. Selecteer de cellen die een dropdown moeten krijgen, bijvoorbeeld B2:B100.
2. Ga naar Gegevens › Gegevensvalidatie.
3. Kies bij Toestaan voor Lijst.
4. Typ bij Bron de items, gescheiden door puntkomma's: Open;Bezig;Klaar
5. Klik op OK.

Elke geselecteerde cel toont nu een pijltje met de drie opties. Goed voor korte lijsten die zelden veranderen.

Optie 2: een lijst uit een bereik met cellen

Voor langere lijsten zet je de items in cellen (bijvoorbeeld op een apart blad Lijsten, in A2:A6) en verwijs je daarnaar:

1. Selecteer de doelcellen en open Gegevens › Gegevensvalidatie.
2. Toestaan: Lijst. Bron: =Lijsten!$A$2:$A$6, of klik op het pijltje en selecteer het bereik.
3. Klik op OK.

Verander je een item in het bronbereik, dan verandert de dropdown mee.

Een lijst die vanzelf meegroeit

Met een vast bereik verschijnen nieuwe items onder A6 niet. Twee manieren om dat op te lossen:

• Gebruik een tabel: selecteer de lijst, druk op Ctrl+T en gebruik de kolom als bron. De makkelijkste manier is het kolombereik een naam te geven (Formules › Naam definiëren, verwijst naar =Tabel1[Status]) en =Statuslijst als bron te gebruiken. Nieuwe rijen komen er vanzelf bij. Zie tabel maken.
• Gebruik UNIEK (Microsoft 365, Excel 2021+): maak een gesorteerde lijst van bestaande waarden met =SORTEREN(UNIEK(Gegevens!B2:B500)) in bijvoorbeeld H2, en gebruik =$H$2# als bron. De # neemt het hele overgelopen bereik mee. Zie UNIEK.

Invoerberichten en foutmeldingen

In hetzelfde venster Gegevensvalidatie:

• Tabblad Invoerbericht: een tip die verschijnt als de cel geselecteerd is, zoals "Kies de status van de order".
• Tabblad Foutmelding: wat er gebeurt als iemand een waarde typt die niet in de lijst staat. Stoppen blokkeert het, Waarschuwing en Informatie laten het toe na een melding.

Een dropdown wijzigen of verwijderen

• Wijzigen: selecteer een cel met de dropdown en open Gegevens › Gegevensvalidatie opnieuw. Vink "Deze wijzigingen toepassen op alle andere cellen met dezelfde instellingen" aan om ze allemaal bij te werken.
• Verwijderen: selecteer de cellen, open Gegevensvalidatie en klik op Alles wissen.
• Naar andere cellen kopiëren: kopieer een cel met de dropdown en kies Plakken speciaal › Validatie.

Afhankelijke keuzelijst

Een tweede lijst die afhangt van de eerste (kies een provincie, en zie daarna alleen de plaatsen in die provincie) maak je met benoemde bereiken en INDIRECT, of in Microsoft 365 met FILTER. Geef elke lijst met plaatsen de naam van de provincie, en gebruik =INDIRECT(A2) als bron van de tweede dropdown, met de gekozen provincie in A2. Stap voor stap: INDIRECT en afhankelijke keuzelijsten.