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Bedingte Formatierung in Excel: Regeln, Formeln und Beispiele

Die bedingte Formatierung ändert das Aussehen einer Zelle je nach ihrem Wert: rot für Überfälliges, grün für erreichte Ziele, ein Balken für die Größe. Die Formatierung aktualisiert sich von selbst, wenn sich die Daten ändern: Probleme springen ins Auge, ohne dass jemand danach suchen muss.

Excel CSE · 3 Min. Lesezeit

Schnelle Regeln: Zellen hervorheben

1. Markieren Sie den Bereich, etwa die Umsätze in C2:C100.
2. Gehen Sie zu Start › Bedingte Formatierung › Regeln zum Hervorheben von Zellen.
3. Wählen Sie eine Regel wie Größer als …, tippen Sie 1000, wählen Sie ein Format und klicken Sie auf OK.

Weitere nützliche eingebaute Regeln im selben Menü:

• Kleiner als / Zwischen / Gleich für Grenzwerte.
• Textinhalt, etwa jede Zelle mit „dringend“.
• Datum: gestern, diese Woche, letzter Monat.
• Doppelte Werte: hebt jeden Wert hervor, der mehr als einmal vorkommt.
• Regeln für oberste/unterste Werte: die obersten 10 Elemente, die untersten 10 % oder über dem Durchschnitt.

Datenbalken, Farbskalen und Symbolsätze

Diese zeigen, wie groß ein Wert ist, statt einer Ja/Nein-Bedingung.

• Datenbalken: ein Balken in jeder Zelle, länger bei größeren Werten. Ideal als schnelles Diagramm in der Tabelle.
• Farbskalen: ein Farbverlauf, etwa rot für niedrig und grün für hoch. Macht aus einer Tabelle eine Heatmap.
• Symbolsätze: Pfeile, Ampeln oder Bewertungen nach Grenzwerten.

Eine ganze Zeile per Formel hervorheben

Die eingebauten Regeln formatieren nur die Zelle, die sie prüfen. Um die ganze Zeile einzufärben, wenn ein Wert hoch ist, verwenden Sie eine Regel mit Formel.

1. Markieren Sie die ganze Tabelle ohne Überschriften: A2:C5.
2. Start › Bedingte Formatierung › Neue Regel › Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden.
3. Tippen Sie: =$C2>1000
4. Klicken Sie auf Formatieren, wählen Sie eine Füllfarbe und klicken Sie zweimal auf OK.

Das $ vor dem C sperrt die Spalte: Jede Zelle der Zeile prüft also Spalte C; die Zeilennummer 2 hat kein $: Jede Zeile prüft also ihren eigenen Wert. Nur Annas Zeile wird eingefärbt. Mehr dazu in absolute Bezüge.

Weitere Formelideen:

• Überfällige Aufgaben: =UND($D2<HEUTE(); $E2<>"Erledigt")
• Jede zweite Zeile: =REST(ZEILE(); 2)=0
• Eine Zeile hervorheben, wenn der Status „Storniert“ ist: =$B2="Storniert"

Regeln verwalten, bearbeiten und löschen

• Start › Bedingte Formatierung › Regeln verwalten zeigt alle Regeln der Markierung oder des ganzen Blatts. Ändern Sie die Reihenfolge, den Bereich („Wird angewendet auf“) oder aktivieren Sie „Anhalten“.
• Regeln löschen im selben Menü entfernt die Regeln aus den markierten Zellen oder dem ganzen Blatt.
• Beim Kopieren von Zellen werden auch ihre Regeln kopiert. Zu viele sich überschneidende Regeln können eine Mappe verlangsamen: Räumen Sie ab und zu auf.