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Pivot-Tabelle in Excel: Schritt-für-Schritt-Anleitung für Anfänger

Eine Pivot-Tabelle fasst eine große Liste in einem kompakten Bericht zusammen: Umsatz pro Region, Bestellungen pro Monat, Stunden pro Projekt. Sie bauen sie durch Ziehen von Feldern, ohne eine einzige Formel zu schreiben, und können sie in Sekunden umbauen.

Excel CSE · 4 Min. Lesezeit

Schritt 1: die Daten vorbereiten

Pivot-Tabellen arbeiten mit einer einfachen Liste. Prüfen Sie vor dem Start:

• Die erste Zeile enthält in jeder Spalte eine Überschrift. Eine leere Überschrift führt zur Meldung „Der PivotTable-Feldname ist ungültig“.
• Mitten in den Daten gibt es keine leeren Zeilen oder Spalten.
• Die Liste enthält keine verbundenen Zellen und keine Zwischensummenzeilen.
• Jede Spalte enthält nur einen Datentyp: Datumswerte in einer Datumsspalte, Zahlen in einer Zahlenspalte.

Wir verwenden diese Umsatzliste:

Schritt 2: die Pivot-Tabelle erstellen

1. Klicken Sie in eine beliebige Zelle Ihrer Daten.
2. Gehen Sie zu Einfügen › PivotTable.
3. Prüfen Sie den von Excel vorgeschlagenen Bereich, wählen Sie Neues Arbeitsblatt und klicken Sie auf OK.

Sie sehen links eine leere Pivot-Tabelle und rechts den Bereich PivotTable-Felder mit der Liste Ihrer Überschriften und vier Bereichen: Filter, Spalten, Zeilen und Werte.

Schritt 3: die Felder an ihren Platz ziehen

Um den Umsatz pro Region zu sehen:

1. Ziehen Sie Region in den Bereich Zeilen.
2. Ziehen Sie Umsatz in den Bereich Werte.

Fertig: ein Bericht, für den Sie sonst eine SUMMEWENN pro Region bräuchten. Die Aufgabe jedes Bereichs:

Schritt 4: die Berechnung ändern

Standardmäßig werden Zahlen addiert. Um das zu ändern, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Zahl in der Pivot-Tabelle und wählen Werte zusammenfassen nach:

• Anzahl: die Anzahl der Verkäufe pro Region statt der Summe.
• Mittelwert: der durchschnittliche Verkauf pro Region.
• Max / Min: der größte oder kleinste Verkauf.

Wählen Sie Werte anzeigen als › % des Gesamtergebnisses, um den Anteil jeder Region zu sehen: Nord würde 52,44 % zeigen.

Datumswerte nach Monat oder Quartal gruppieren

Ziehen Sie Datum in Zeilen. Neuere Excel-Versionen gruppieren Datumswerte automatisch nach Monat. Sonst klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Datum in der Pivot-Tabelle, wählen Gruppieren und dann Monate, Quartale oder Jahre.

Nach einer Änderung der Daten aktualisieren

Eine Pivot-Tabelle aktualisiert sich nicht von selbst, wenn sich die Quelldaten ändern. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Tabelle und wählen Sie Aktualisieren, oder drücken Sie Alt+F5. Strg+Alt+F5 aktualisiert alle Pivot-Tabellen der Mappe. Haben Sie Zeilen unter dem ursprünglichen Bereich hinzugefügt, ohne eine Tabelle zu verwenden, ändern Sie den Bereich unter PivotTable-Analyse › Datenquelle ändern.

Mit Datenschnitten filtern

Datenschnitte sind Filterschaltflächen zum Anklicken. Klicken Sie in die Pivot-Tabelle, wählen Sie PivotTable-Analyse › Datenschnitt einfügen und markieren Sie ein Feld wie Region. Ein Klick auf eine Schaltfläche filtert den Bericht sofort, was Pivot-Tabellen zu einer guten Grundlage für einfache Dashboards macht.