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Tablas dinámicas en Excel: guía paso a paso para principiantes

Una tabla dinámica resume una lista grande en un informe compacto: ventas por región, pedidos por mes, horas por proyecto. La creas arrastrando campos, sin escribir ni una fórmula, y puedes reorganizarla en segundos.

Excel CSE · 4 min de lectura

Paso 1: prepara los datos

Las tablas dinámicas trabajan sobre una lista sencilla. Antes de empezar, comprueba que:

• La primera fila tiene un encabezado en cada columna. Un encabezado vacío provoca el error "El nombre del campo de tabla dinámica no es válido".
• No hay filas ni columnas vacías en medio de los datos.
• No hay celdas combinadas ni filas de subtotales dentro de la lista.
• Cada columna contiene un solo tipo de dato: fechas en una columna de fechas y números en una de números.

Usaremos esta lista de ventas:

Paso 2: crea la tabla dinámica

1. Haz clic en cualquier celda de tus datos.
2. Ve a Insertar › Tabla dinámica.
3. Revisa el rango que propone Excel, elige Nueva hoja de cálculo y haz clic en Aceptar.

Verás una tabla dinámica vacía a la izquierda y el panel Campos de tabla dinámica a la derecha, con la lista de tus encabezados y cuatro cuadros: Filtros, Columnas, Filas y Valores.

Paso 3: arrastra los campos a su sitio

Para ver las ventas totales por región:

1. Arrastra Región al cuadro Filas.
2. Arrastra Ventas al cuadro Valores.

Ya está: un informe que de otro modo necesitaría un SUMAR.SI por región. Qué hace cada cuadro:

Paso 4: cambia el cálculo

Por defecto, los números se suman. Para cambiarlo, haz clic derecho en un número de la tabla dinámica y elige Resumir valores por:

• Cuenta: el número de ventas por región en lugar del total.
• Promedio: la venta media por región.
• Máx. / Mín.: la venta más grande o la más pequeña.

Elige Mostrar valores como › % del total general para ver la parte de cada región: el Norte mostraría un 52,44%.

Agrupar fechas por mes o trimestre

Arrastra Fecha a Filas. Las versiones nuevas de Excel agrupan las fechas por meses automáticamente. Si no, haz clic derecho en una fecha de la tabla dinámica, elige Agrupar y selecciona Meses, Trimestres o Años.

Actualizar después de cambiar los datos

Una tabla dinámica no se actualiza sola cuando cambian los datos de origen. Haz clic derecho en la tabla dinámica y elige Actualizar, o pulsa Alt+F5. Ctrl+Alt+F5 actualiza todas las tablas dinámicas del libro. Si añadiste filas debajo del rango original y no usaste una tabla, cambia el rango en Analizar tabla dinámica › Cambiar origen de datos.

Filtrar con segmentaciones de datos

Las segmentaciones de datos son botones de filtro en los que se hace clic. Haz clic dentro de la tabla dinámica, elige Analizar tabla dinámica › Insertar segmentación de datos y selecciona un campo como Región. Al hacer clic en un botón, el informe se filtra al instante, y eso convierte las tablas dinámicas en una buena base para paneles sencillos.