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Cómo crear una lista desplegable en Excel (Validación de datos)

Una lista desplegable permite elegir un valor en lugar de escribirlo. Así evitas erratas como "Nrte" o "norte " que luego estropean búsquedas y tablas dinámicas. Se crea con Validación de datos en menos de un minuto.

Excel CSE · 3 min de lectura

Opción 1: una lista rápida de elementos

1. Selecciona las celdas que deben tener el desplegable, por ejemplo B2:B100.
2. Ve a Datos › Validación de datos.
3. En Permitir, elige Lista.
4. En Origen, escribe los elementos separados por punto y coma: Abierto;En curso;Hecho
5. Haz clic en Aceptar.

Cada celda seleccionada muestra ahora una flechita con las tres opciones. Ideal para listas cortas que casi no cambian.

Opción 2: una lista desde un rango de celdas

Para listas más largas, pon los elementos en celdas (por ejemplo, en una hoja aparte llamada Listas, en A2:A6) y apunta a ellas:

1. Selecciona las celdas de destino y abre Datos › Validación de datos.
2. Permitir: Lista. Origen: =Listas!$A$2:$A$6, o haz clic en la flecha y selecciona el rango.
3. Haz clic en Aceptar.

Cambia un elemento del rango de origen y el desplegable cambia con él.

Una lista que crece automáticamente

Con un rango fijo, los elementos nuevos que añadas debajo de A6 no aparecen. Hay dos formas de arreglarlo:

• Usa una tabla: selecciona la lista, pulsa Ctrl+T y usa la columna como origen. Lo más fácil es dar nombre al rango de la columna (Fórmulas › Definir nombre, que se refiera a =Tabla1[Estado]) y usar =ListaEstados como origen. Las filas nuevas se incluyen solas.
• Usa UNICOS (Microsoft 365, Excel 2021 y posteriores): crea una lista ordenada de los valores existentes con =ORDENAR(UNICOS(Datos!B2:B500)) en, por ejemplo, H2, y usa =$H$2# como origen. El # incluye todo el rango desbordado. Lee UNICOS.

Mensajes de entrada y avisos de error

En el mismo cuadro de Validación de datos:

• Pestaña Mensaje de entrada: una nota que aparece al seleccionar la celda, como "Elige el estado del pedido".
• Pestaña Mensaje de error: qué pasa cuando alguien escribe un valor que no está en la lista. Detener lo bloquea; Advertencia e Información lo permiten tras un aviso.

Editar o quitar un desplegable

• Editar: selecciona una celda con el desplegable y vuelve a abrir Datos › Validación de datos. Marca "Aplicar estos cambios a otras celdas con la misma configuración" para actualizarlas todas.
• Quitar: selecciona las celdas, abre Validación de datos y haz clic en Borrar todos.
• Copiar a otras celdas: copia una celda con el desplegable y usa Pegado especial › Validación.

Desplegables dependientes

Una segunda lista que depende de la primera (eliges un país y solo ves las ciudades de ese país) es posible con rangos con nombre e INDIRECTO, o en Microsoft 365 con FILTRAR. Ponle a cada lista de ciudades el nombre de su país y usa =INDIRECTO(A2) como origen del segundo desplegable, donde A2 contiene el país elegido. Paso a paso: INDIRECTO y desplegables dependientes.