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Excel para principiantes

Este tutorial de Excel para principiantes te lleva de una hoja vacía a un pequeño presupuesto con fórmulas, formato y un gráfico. Se tarda unos 20 minutos. Abre Excel junto a esta página y ve haciéndolo: Excel se aprende practicando, no leyendo.

Excel CSE · 4 min de lectura

1. La pantalla de Excel

• Celdas: las casillas. Cada una tiene una dirección formada por la letra de la columna y el número de la fila: B3 es la columna B, fila 3.
• Rango: un bloque de celdas, escrito como A1:C5 (de A1 a C5).
• Cinta de opciones: las pestañas de arriba (Inicio, Insertar, Datos…) con todos los comandos.
• Barra de fórmulas: encima de las celdas, muestra lo que hay de verdad en la celda seleccionada.
• Hojas: las pestañas de abajo. Un archivo (libro) puede tener muchas hojas.

2. Introducir datos

Haz clic en A1, escribe Concepto y pulsa Tab para ir a la derecha. Escribe Importe y pulsa Intro. Rellena esta lista:

Los números se alinean a la derecha y el texto a la izquierda. Si un número queda a la izquierda, Excel lo ve como texto. Para corregir una errata, haz clic en la celda y escribe encima, o pulsa F2 para editarla.

3. Tu primera fórmula

Toda fórmula empieza por =. Haz clic en B6 y escribe:

Pulsa Intro: 1.495. Cambia el alquiler a 1.000 y el total se actualiza solo. Esa es la gracia de Excel: calculas con direcciones de celda, no con los propios números.

Atajo: selecciona B6 y pulsa Alt+= para una SUMA instantánea. Unas cuantas más para probar en celdas vacías:

Más en las guías de SUMA y PROMEDIO.

4. Autorrelleno y copiar fórmulas

Añade una columna C con el encabezado Parte. En C2 escribe =B2/$B$6. Ahora agarra el cuadradito de la esquina inferior derecha de C2 (el controlador de relleno) y arrástralo hasta C5, o haz doble clic en él.

Excel copia la fórmula y la ajusta: C3 pasa a ser =B3/$B$6. Los signos $ mantienen fija la B6. Es la idea más importante de las fórmulas de Excel: lee referencias absolutas.

El autorrelleno también continúa series: escribe ene en una celda y arrastra para obtener feb, mar, abr. Escribe 1 y 2, selecciona las dos celdas y arrastra para obtener 3, 4, 5… Más trucos, como series largas y listas propias, en la guía del autorrelleno.

5. Dale buen aspecto

• Selecciona C2:C5 y pulsa Ctrl+Mayús+% para mostrar porcentajes (64%, 27%, 8%, 2%).
• Selecciona B2:B6 y elige una moneda en Inicio › Formato de número.
• Pon los encabezados en negrita con Ctrl+N (en Excel en español; Ctrl+B en inglés).
• Haz doble clic en la línea entre dos letras de columna para ajustar el ancho de la columna.
• O selecciona los datos y pulsa Ctrl+T para una tabla instantánea con colores y filtros.

6. Ordenar y filtrar

Haz clic en una celda de la columna Importe y elige Datos › Ordenar de mayor a menor. Excel mantiene juntas las filas. Con Datos › Filtro aparecen flechas desplegables en los encabezados para mostrar solo ciertas filas. Lee ordenar y filtrar.

7. Crear un gráfico

Selecciona A1:B5 y elige Insertar › Gráfico circular, o pulsa Alt+F1 para un gráfico de columnas. Haz clic en el título del gráfico para cambiarlo. Más en cómo crear un gráfico.

8. Guardar e imprimir

Pulsa Ctrl+G (Ctrl+S en un Excel en inglés). Los archivos de Excel terminan en .xlsx. Guarda como CSV solo cuando otro programa te lo pida: el CSV conserva los valores, pero pierde las fórmulas, el formato y las hojas extra. Para imprimir, pulsa Ctrl+P y elige Ajustar hoja en una página en Escala.

Qué aprender después

1. SI: deja que una fórmula tome decisiones.
2. CONTAR.SI y SUMAR.SI: contar y sumar con condiciones.
3. BUSCARV o BUSCARX: buscar datos en otra tabla.
4. Tablas dinámicas: resume miles de filas en segundos.
5. Atajos de teclado: trabaja el doble de rápido.

Ten a mano la lista de fórmulas de Excel como referencia.