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Cómo ordenar y filtrar datos en Excel

Ordenar pone las filas en orden; filtrar oculta las filas que no necesitas. Juntas son la forma más rápida de entender una lista larga, y ninguna necesita fórmulas.

Excel CSE · 3 min de lectura

Ordenar rápido por una columna

1. Haz clic en cualquier celda de la columna por la que quieres ordenar. No selecciones la columna entera.
2. Ve a Datos y haz clic en A→Z (de menor a mayor) o Z→A (de mayor a menor).

Excel ordena toda la tabla y mantiene juntas las filas. Si seleccionas una sola columna y ves una "Advertencia antes de ordenar", elige Ampliar la selección. Si no, solo se mueve esa columna y tus filas se mezclan.

Ordenar por varias columnas

Para ordenar primero por región y luego por ventas dentro de cada región:

1. Haz clic dentro de los datos y ve a Datos › Ordenar.
2. Marca "Mis datos tienen encabezados".
3. Ordena por Región, de A a Z.
4. Haz clic en Agregar nivel y luego por Ventas, de mayor a menor.

El mismo cuadro puede ordenar por color de celda o de fuente, y por un orden personalizado (como Alta, Media, Baja) mediante Criterio de ordenación › Lista personalizada.

Filtrar con el Autofiltro

1. Haz clic dentro de los datos y pulsa Ctrl+Mayús+L (o Datos › Filtro). Aparecen flechas en la fila de encabezados.
2. Haz clic en la flecha de una columna y desmarca los valores que quieres ocultar, o usa el cuadro de búsqueda.

• Filtros de texto: contiene, comienza por, no es igual a. Aquí funcionan los comodines: lee comodines.
• Filtros de número: mayor que, entre, 10 mejores, por encima del promedio.
• Filtros de fecha: este mes, el trimestre pasado, un intervalo personalizado.
• Filtrar por color: útil junto con el formato condicional.

Los filtros de varias columnas se combinan: Región = Norte y Ventas > 1000. Quítalos con Datos › Borrar, o pulsa otra vez Ctrl+Mayús+L para quitar las flechas de filtro.

Resultados en vivo con ORDENAR y FILTRAR

En Microsoft 365 y Excel 2021 y posteriores, puedes crear una copia ordenada o filtrada que se actualiza sola:

• =ORDENAR(A2:C100; 3; -1) ordena por la 3.ª columna, de mayor a menor.
• =ORDENARPOR(A2:C100; B2:B100; 1; C2:C100; -1) ordena por la columna B y luego por la C de mayor a menor.
• =FILTRAR(A2:C100; A2:A100="Norte") devuelve solo las filas del Norte. Lee FILTRAR.

Consejos para ordenar y filtrar sin problemas

• Mantén una sola fila de encabezados y ninguna fila o columna vacía dentro de los datos.
• Convierte el rango en una tabla con Ctrl+T: los filtros se añaden solos y las filas nuevas se incluyen.
• Los números guardados como texto se ordenan mal (1, 10, 2). Conviértelos antes en números reales.
• Inmoviliza la fila de encabezados para que siga a la vista al desplazarte: lee inmovilizar paneles.